Quem nunca passou pela situação de ter que iniciar uma tarefa com pouca ou nenhuma informação? Ou, ainda, ter o retrabalho de começar tudo do zero por um detalhe que poderia ter sido esclarecido antes? Pois então, com um modelo de briefing estruturado, ambas as situações podem ser evitadas.

Tanto para o dia a dia dos profissionais e equipes envolvidos em uma demanda como na entrada de um novo projeto ou cliente, para as agências de marketing digital este recurso é um aliado no fluxo de comunicação e essencial para uma gestão mais eficiente. A cada situação, porém, deve ser personalizado para evitar ruídos e garantir que todas as necessidades sejam atendidas. Vamos falar mais sobre como construir um briefing personalizado ao longo deste artigo. Acompanhe.

Afinal, o que é um briefing?

É um documento com registros sobre as principais informações de um projeto, tarefa ou demanda com dados objetivos que servem de suporte ou guia para execução. Na prática, o briefing é semelhante a um manual de instruções ou uma pauta jornalística, onde estão descritos dados essenciais sobre o quê, quando, porquê e como tal resultado, produto ou demanda deve ser trabalhado.

Das vantagens de utilizar um briefing, a otimização de processos internos e da produtividade estão entre os principais destaques. O briefing ajuda a alinhar as expectativas e necessidades do cliente ao fluxo de trabalho da equipe ou profissional envolvido na demanda, uma vez que deixa explícito o que se espera quanto a entrega.

Sendo assim, para criar um briefing, é necessário elaborar um formulário que pode ter informações sobre o cliente, prazos, orçamento, persona, escopo do projeto, responsável pela entrega e outros tantos itens preenchidos de acordo com a necessidade. A seguir, alguns exemplos.

Quando utilizar um briefing?

Ainda na etapa de elaboração de uma proposta comercial para um potencial cliente da agência, é essencial construir um briefing para coletar as informações sobre qual é o momento atual e sobre o perfil, que servirão como base para o diagnóstico, construção da persona e demais estratégias que farão parte do escopo a ser apresentado. Neste caso, é o próprio cliente que vai responder as perguntas elaboradas pelo setor comercial ou responsável pelo contato direto.

Na rotina, o briefing é uma ferramenta que serve como canal de informações entre o atendimento e os responsáveis pelo operacional da agência. Sendo assim, o briefing será utilizado para guiar a criação de campanhas, textos para o blog, design de peças gráficas, postagens em redes sociais e todas as outras tarefas que farão parte das entregas ao cliente.

O mais importante aqui é ter sempre o foco na quantidade e objetividade das informações dentro do contexto. Um briefing completo não necessariamente é aquele que contém todo o histórico do cliente, mas sim o que consegue transmitir com objetividade as expectativas e dados necessários para a conclusão da demanda.

Como construir modelos de briefing personalizado?

Como você viu até aqui, o modelo de briefing ideal será aquele que for personalizado para as necessidades da sua equipe e que consiga alinhar expectativa vs. resultados. Para facilitar a criação, deve-se ter a premissa de que qualquer pessoa da sua equipe que leia este documento seja capaz de entender qual será a entrega final. Então, de maneira geral, as informações que precisam estar em um briefing são:

  • Cliente: além do nome, todos os dados relevantes para as instruções seguintes;
  • Objetivo: gerar conversão de leads ou vendas, branding, etc;
  • Cronograma e prazos: etapas da demanda e datas para entregas;
  • Metas: alcançar X leads, aumentar seguidores, gerar Y oportunidades para o comercial, etc;
  • Responsável(is): nome de cada responsável pela redação, implementação, criação de peças e afins;
  • Orçamento: para os casos de campanhas de anúncios ou demandas extras ao escopo do projeto.
  • Tipo de demanda: descrição da tarefa, com especificação do material ou outro tipo de entrega;
  • Anexos: referências, links, imagens, textos e outros materiais ou sugestões que possam servir como inspiração;
  • Outras informações: espaço reservado para orientações complementares que pode ser preenchido pelo cliente e a cada etapa de execução para orientar os outros responsáveis.

O formato do briefing, geralmente, assemelha-se a um formulário, e por isso o documento pode ser preenchido em uma tabela, planilha ou mesmo compartilhado em um link de Google Forms com recursos que permitem personalização dos campos.

Por último, e nem por isso menos importante, é necessário que todos os responsáveis pela execução e entrega da demanda tenham acesso ao briefing preenchido, ainda que já tenham participado de reuniões de alinhamento ou mesmo recebido informações fragmentadas por e-mail ou outros canais.

É justamente o acesso e conhecimento de todos que vai possibilitar o alinhamento entre cliente e agência, evitar ruídos e retrabalho e tornar o fluxo de produtividade ainda mais efetivo.

Quais tipos de briefing você utiliza na sua agência? Conte pra gente, deixe sua dúvida e sugira novos assuntos sobre gestão de agências de marketing digital nos comentários.

Douglas Gomes
Douglas Gomes
Douglas Gomes

Mineiro e Jornalista. Assistente de Marketing Digital e Redator de Conteúdo na Post Digital. Certificações em Produção de Conteúdo para Web, Inbound e Outbound Marketing, Sales e Google Ads e Analytics.