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Melhores práticas na Gestão de Agências

André Cintra

Uma agência de Marketing Digital, ou igualmente uma agência de comunicação ou publicidade, precisa de gestores. Você certamente já sabe disso, afinal essa é uma das rotinas estruturadas dentro de qualquer empresa. O que acontece é que muitos sócios e fundadores desses tipos de negócios não conseguem cobrir questões básicas na gestão de agências, como a distribuição de tarefas, a definição de procedimentos internos, organização e orientação de equipe, entre outras questões.

A gestão de agências é permeada dessas tarefas e tem por objetivo conseguir melhores resultados a partir de uma melhor organização e estruturação interna. Isso vai incluir o melhor uso do tempo, a melhor distribuição de tarefas, a precificação correta dos seus serviços e muitos outros fatores.

Com os próximos tópicos, apresentamos alguns dados relevantes sobre o momento atual da gestão de agências e, em seguida, os principais pontos de consideração e trabalho para melhorar essas condições. Acompanhe!

Agências e o Cenário Atual

Promovido pela Resultados Digitais e a Rock Content, ambas empresas de destaque no Marketing Digital e fornecedoras de treinamentos e ferramentas importantes para os profissionais da área, o Panorama das Agências Digitais de 2020 coletou dados e informações interessantes para conhecer e entender as agências brasileiras.

O primeiro ponto é que mais de 41% dos entrevistados definiram seu negócio como Agência de Comunicação, enquanto 19,41% responderam Agência full service/360º e apenas 5,25% se identificaram como Agência de Marketing Digital. Este é um indicativo de que muitas empresas trabalham estratégias digitais sem abrir mão de atividades offline ou voltadas à comunicação interna ou com imprensa – e isto não é errado, mas demanda ainda maior atenção da gestão.

Quanto ao tamanho das agências, 32,04% contam com 2 a 5 funcionários, e 34,74% de 6 a 25. A equipe é uma questão importante para alinhar e organizar para fazer a melhor gestão possível de tempo, recursos e entregas.

Já entre os serviços prestados, os números são mais distribuídos e aparecem nesta ordem (decrescente):

E quanto aos desafios listados, destacamos:

Com uma boa gestão, que parte inicialmente dos próprios e fundadores, todos estes desafios podem ser resolvidos e superados, conforme discutiremos no próximo tópico.

Principais pontos da Gestão de Agências

Por experiência própria, com mais de 10 anos testando serviços, ferramentas, equipe e processos, chegamos a uma conclusão inicial de que existem 4 pontos que são a base para o bom funcionamento de uma agência de Marketing Digital, ou mesmo de comunicação no geral. Chamamos isso de PA2P, que engloba Pessoas, Aprendizado Contínuo, Processos e Produtividade. Como detalhamos essa metodologia em nossos atendimentos de consultoria, aqui fica uma breve apresentação sobre cada um dos pontos a considerar no seu planejamento para aprimorar a gestão do negócio:

Um bom time é essencial para ter boa comunicação, fluidez nos processos e um bom clima organizacional no geral. Para cobrir essa necessidade, você deve se atentar desde o momento da contratação, realizando testes relacionados a conhecimentos técnicos e também à valores e personalidade, e também para todo o período de trabalho, promovendo treinamento, direcionando feedbacks, mensurando o clima e a satisfação pessoal/profissional, etc.

Complementando o tópico de equipe, entrada a necessidade do aprendizado contínuo. Promova a capacitação e atualização para seus colaboradores e busque aprimorar também os seus próprios conhecimento. Existem centenas de cursos onlines sobre Marketing Digital, alguns bastante específicos, assim como existem eventos e bootcamps da área e também sobre os temas que você atende e outros que podem complementar seus conhecimentos.

Aqui se enquadram todas as rotinas relacionadas ao funcionamento e trabalhos da sua agência. O que acontece quando chega uma demanda de cliente? E o que é necessário fazer para entregar um relatório no fim do mês? Estes são processos, e é interessante facilitá-los ao máximo com a atribuição correta de tarefas e com o uso de ferramentas adequadas. Uma forma de organizar e facilitar o aprendizado sobre os processos da sua agência é produzir um onboarding, um documento guia sobre tarefas e procedimentos internos, que deve ser compartilhado com todo o time.

Sua agência assume o compromisso de entregar ações e resultados aos clientes. Com uma melhor produtividade, é possível entregar mais em menos tempo, ou ainda melhorar suas entregas dentro do tempo hábil para apresentá-las. Novamente, este é um ponto que pode ser monitorado com ferramentas de gestão de tempo e de registro de horas de trabalho por tarefa. Avalie também um formato de bonificar quem é mais produtivo, o que vai estimular seu time e incentivar a adoção das ferramentas.

Gestão para Agências: como organizar e colocar em prática

O primeiro passo é organizar tudo isso dentro de um planejamento. Prepare uma base de documentação e também de dados correspondendo a cada uma das esferas já apresentadas, e em cima disso encontre quais são os pontos críticos para melhorar. Procure por ferramentas próprias para dar apoio nestas questões, seja para contratação, treinamento, gestão de tempo, produtividade, distribuição de tarefas, alinhamento ou outra demanda – certamente você encontrará uma solução.

Se ainda não for uma prática interna, faça reuniões de alinhamento com todo o time. Apresente novidades, os compromissos assumidos e também as dificuldades nesse processo, e tente encontrar soluções conjuntas nesses momentos. Aproveite também para passar feedbacks para equipes e também individuais. Considere também, caso ainda não tenha, colocar alguém do seu time em posição de coordenação ou gestão de áreas específicas. Com o alinhamento e treinamento adequado, aos poucos você poderá sair de cena destas tarefas mais operacionais e focar em fechar mais contratos e em outros objetivos mais estratégicos.

Em 10 anos de existência da Post Digital, que começou com foco em desenvolvimento e projetos de tecnologia e transicionou completamente para o Marketing Digital, muitos aprendizados foram absorvidos no meio do caminho, e assim foram testadas ferramentas, configurações de equipe, benefícios e diversas outras variáveis para chegar ao que temos hoje: uma agência reconhecida e premiada.

Se você é dono ou dona de agência e acredita que é necessário dar um passo a mais para deixar sua gestão ainda mais profissional, fale com a gente! Conheça os serviços da Consultoria Post Digital.

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