A internet alterou diversos aspectos de nossas vidas, mesmo aqueles que não estão diretamente relacionados ao mundo virtual. Novas formas de sociabilidade, de regimes de trabalho e de entretenimento são apenas alguns dos exemplos.

No mundo corporativo, estas mudanças foram ainda mais acentuadas, especialmente se considerarmos a vitalidade e importância da comunicação interna das empresas. Neste contexto, a intranet surge como uma importante ferramenta. Mas você sabe o que é intranet? Qual o papel que ela exerce no ambiente corporativo? Qual a diferença entre intranet e internet? É isso o que irá descobrir no nosso artigo de hoje. Confira:

O que é internet?

Para entendermos o que é intranet, é útil relembrarmos alguns conceitos da internet. Dito de uma maneira bastante simples, a internet é uma rede que conecta computadores a nível global. Especificando um pouco mais, podemos defini-la como um conjunto de protocolos específicos utilizados para conectar usuários.

Através da internet é possível utilizar recursos diversos, como transferência de conteúdos multimídia, ligações de vídeo, envio e recebimento de e-mails, dentre diversos outros. É interessante notar que ela foi inventada pela inteligência do governo americano para combater a então U.R.S.S. durante a Guerra Fria.

E intranet?

A intranet possui a mesma lógica de funcionamento que a internet, ou seja, a comunicação via protocolos. No entanto, sua grande diferença é que ela conecta computadores a um nível bastante específico, sendo este o motivo de ser utilizado como uma ferramenta de comunicação interna nas empresas. Além disso, oferece mais segurança por ser uma rede fechada.

Assim, para utilizar a intranet é necessário que o usuário seja autorizado, geralmente através de um login e senha. As funcionalidades de uma intranet são as mesmas: envio de e-mail, transferência de arquivos, vídeo chamadas, dentre outras. A diferença é que essas funcionalidades ficam restritas aos colaboradores.

Quais as diferenças entre elas?

Agora que voce já sabe o que significa cada termo, vamos ver a diferença entre intranet e internet? Abaixo, abordaremos as principais delas.

  • Segurança: apesar das inúmeras vantagens, sabemos dos riscos que a internet pode oferecer às nossas máquinas e mesmo à nossa segurança, por meio de vírus, espionagem e coleta de dados. Na intranet isto não ocorre, já que trata-se de uma rede fechada;
  • Tipo de rede: na internet, não é possível o acesso por meio de rede local (LAN), ao contrário da intranet, que pode ser acessada pela LAN;
  • Compartilhamento: quando falamos em dados, ambas as redes permitem o compartilhamento. Já quando o assunto é periféricos, como impressoras, somente a intranet permite o compartilhamento;
  • Comunicação: na internet, a comunicação externa é a regra (e mesmo a finalidade da rede). Já na intranet, este tipo de comunicação não é permitido.

Apesar da semelhança e diferença entre intranet e internet, a primeira não poderia existir sem a outra, responsável por grande parte de seu sucesso. Hoje já se fala em intranet social, uma ferramenta de aproximação dos colaboradores, favorecendo o trabalho em equipe e na melhoria do clima organizacional.

Neste caso, é necessário contar com um sistema de extranet.

E o que é extranet?

Quando há a necessidade de compartilhar dados da rede intranet de uma empresa com clientes e fornecedores, utiliza-se a conexão via internet para comunicação. A extranet possibilita a troca de informações da intranet através da web.

A vantagem em utilizar a extranet em empresas é ter uma plataforma de gerenciamento de processos mais colaborativa onde o acesso a dados seja facilitado em qualquer ambiente através de login e senha em qualquer computador.

Isso significa ter uma base ágil e dinâmica para acesso rápido de relatórios, pedidos, pagamentos, andamento de demandas fora do escritório e de maneira segura, uma vez que esse fluxo é controlado pelo servidor da intranet.

Como você pode ter percebido, existem poucas diferenças entre o que é internet e intranet e o que é extranet, já que ela funciona como um híbrido entre as duas primeiras.

Quando usar uma intranet em minha empresa?

Sabendo o que é intranet e como utilizá-la além do ambiente corporativo, empresas de diferentes portes e mercados podem se beneficiar do uso da intranet no ambiente corporativo, principalmente as que estão expandindo seus negócios e precisam de agilidade no acesso remoto à dados. Dentre as principais vantagens de uso, merecem destaque:

  • Fácil acesso e compartilhamento instantâneo de informações - o envio de arquivos para aprovação ou assinatura se torna mais ágil e pode ser realizado eletronicamente, quando uma empresa utiliza a intranet, seja entre andares de um mesmo prédio até países diferentes, utilizando a extranet.
  • Interatividade e aumento de produtividade - de forma intuitiva, o ambiente da intranet possibilita a troca de informações de maneira mais dinâmica entre colaboradores utilizando chats, por exemplo. Desta forma, a interação em tempo real e acesso a documentos, tudo na mesma plataforma, viabiliza um melhor controle da produtividade e menos distrações.
  • Comunicação interna e externa juntas - através da intranet ligada à internet, é possível criar áreas com acesso restrito para clientes e fornecedores. É possível criar a abertura de chamados, acessar faturas e comprovantes de pagamentos e acompanhar o andamento de pedidos de produtos e serviços, por exemplo.
  • Redução nos custos com papéis e impressão - a sustentabilidade é o foco de muitas empresas que andam na mão quando o assunto é responsabilidade socioambiental. E isso tem uma valor grande para o reconhecimento da empresa no mercado. Com o uso da intranet, além de reduzir o impacto na produção diária de resíduos, os custos com impressão de arquivos são aplicados apenas em situações realmente necessárias.

Como todo espaço de compartilhamento de informações, a intranet deve ser utilizada seguindo os protocolos de segurança de dados para empresas, principalmente para evitar riscos de informações confidenciais ou uso inadequado e ineficiente quando conectada à internet.

Rede Social Corporativa: é a mesma coisa?

As redes sociais revolucionaram não apenas a forma com que nos comunicamos com amigos, familiares ou colegas de escola. Elas também tem feito a diferença quando o assunto é o ambiente corporativo. Redes sociais corporativas se baseiam nos mesmo princípios e ferramentas que já estamos acostumados a utilizar nas redes sociais abertas.

Contudo, seu objetivo principal é conectar colaboradores e parceiros de uma empresa de forma vertical e personalizada. Desta forma, aspectos como o aumento da produtividade e desempenho são influenciados diretamente pelo uso deste tipo de rede social para empresas.

Com um funcionamento parecido à extranet, uma rede social corporativa permite a criação de um ambiente de compartilhamento mais ágil, interativo e assertivo. Por conter diferentes formas de interação como chats e murais, a dinâmica de processos de criação e planejamento de projetos fica concentrada em um só espaço, sem misturar outros tipos de conteúdos como em outras redes sociais abertas na internet como Facebook e Instagram.

Não apenas colaboradores, mas clientes também podem interagir na plataforma, de acordo com as permissões para cada tipo de perfil. As funcionalidades específicas das redes sociais corporativas permitem ainda a criação de grupos e fóruns de discussão, com a vantagem de serem registradas e arquivadas para o uso em outros momentos.

E o conteúdo? 

A comunicação interna enfrenta diversos desafios que vão desde o posicionamento de uma marca para o seu público interno até a gestão da segurança de informações. Neste caso, o ambiente digital tem fornecido ferramentas decisivas para o sucesso dos negócios na era da internet.

De acordo com o funcionamento de cada empresa, são estabelecidas normas para utilização dos diferentes tipos de redes no ambiente profissional interno e, até mesmo, externo no âmbito social.

Dentre essas, a internet é ainda a mais polêmica, principalmente nas mídias sociais. Inclusive, tem se tornado um problema cada vez mais recorrente que geram advertências, demissões e processos trabalhistas em casos onde o funcionário passa maior parte do tempo nas redes sociais ou publica informações, fotos e demais conteúdos de assunto interno na sua timeline ou em grupos de amigos, por exemplo.

A intranet e a extranet, por sua vez, são redes de utilização estritamente profissionais. Isso significa que todo conteúdo compartilhado, sejam eles documentos, chats entre membros e equipes de trabalho, e-mails corporativos , controle de horários de trabalho e ações de endomarketing seguem as normas que estejam acordo com a cultura organizacional, valores, metas e objetivos da empresa.

Nesse sentido, as políticas de privacidade e sigilo tem grande importância para garantir que informações certas caiam na mão de pessoas erradas através da segurança de dados. Caso contrário, isso pode trazer prejuízos incalculáveis às empresas.

Outro fator que contribui para uma comunicação interna eficiente no ambiente digital é a mediação e acompanhamento constante de gestores sobre o uso e funcionamento das plataformas de comunicação corporativas. Assim como na rotina de controle de prazos e entregas em uma escritório, tudo que é feito deve ser acompanhado de perto e mediado pelos responsáveis de cada área ou setor.

Nas redes sociais corporativas, todo esse conteúdo tem agilidade e interatividade aprimoradas, uma vez que o feedback é instantâneo. Ao invés de enviar um e-mail e aguardar o retorno com conversas que se sobrepõem e, em alguns casos, podem se perder, que tal criar um mural ou fórum para comentários sobre uma ação ou novo projeto, selecionando quem pode interagir.

Redes sociais pessoais

O uso de rede sociais pessoais no trabalho é uma questão que envolve a visão e posicionamento específico de cada empresa. Muitas têm políticas internas para o uso de redes sociais que estabelecem normas de conduta e postura até mesmo restringem o acesso no ambiente de trabalho.

E isso pode render demissão por justa causa, desde que comprovado que o funcionário tenha utilizado redes sociais de forma reincidente, após advertência, em horário de trabalho, conforme regulamentado pela CLT em seu artigo 482, onde se diz que “Constituem justa causa para rescisão do contrato de trabalho pelo empregador: e) desídia no desempenho das respectivas funções; h) ato de indisciplina ou de insubordinação;”. Ou seja, pode ser considerado preguiça usar as redes sociais quando se tem serviço à fazer.

Salvo em alguns casos, onde existe a necessidade de redes sociais como ferramentas de trabalho, o ideal, é ter uma postura que não possa colocar em risco a sua imagem e nem a da empresa. O LinkedIn é rede social de perfil profissional mais conhecida e é um exemplo de ferramenta que pode ser utilizada para engajamento no ambiente de trabalho, através da publicação e compartilhamento de artigos e postagens sobre carreira, estudos e desenvolvimento profissional pessoal.

Conclusão 

Entendeu a diferença entre intranet e internet? A intranet é uma ferramenta de estratégia digital que reduz custos, possibilita o acesso remoto a documentos importantes, integra diferentes áreas da empresa, age como facilitadora de processo, principalmente no que tange à comunicação, e gera economia de tempo.

Além de saber o que é internet e intranet, é preciso fixar o que é a extranet e como ela une as funcionalidades de ambas nos processo de uma empresa. Resumidamente, a extranet é a plataforma de à rede de intranet, utilizando a internet, em ambiente remoto à empresa. Sendo assim, a utilização da intranet e da extranet vai além além das redes corporativos: são soluções para empresas, normalmente de médio e grande porte, trabalharem a integração de sistemas e a comunicação interna.

Fato é que independente do porte a empresa, o uso de redes sociais faz parte da rotina da maioria dos públicos interno e externo e que deve ser adequado às necessidades de cada negócio, seja para comunicação ou relacionamento com esses públicos e ass redes sociais corporativas são exemplo dessa união.

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André Cintra
André Cintra
André Cintra

Paulistano e CEO da Post Digital, empresa que fundou no inicio de 2010, com a idéia principal de desenvolver projetos digitais estratégicos e focados em resultado (conversões). Trabalha profissionalmente com internet desde a época da bolha, já desenvolveu mais de 300 projetos sob medida, é certificado Google para rede de pesquisa, rede de display e analytics e é especialista em SEO.