Framework PA2P: metodologia com foco em pessoas, aprendizado, processos e produtividade em agências digitais.

Conquistar um ambiente de trabalho mais produtivo é, sem dúvida, um dos principais desafios para empresas e profissionais em todas as áreas.

Diante a grande transformação provocada nos últimos tempos pelo cenário de pandemia, mais do que nunca, o ambiente digital se tornou uma realidade necessária e, para muitos, a única forma de manter os negócios em funcionamento.

Para as agências de marketing digital, o empreender nesse ambiente não é novidade. Afinal, os canais e estratégias digitais são nossa principal ferramenta de trabalho.

Além do desafio de ajudar outras empresas a marcar presença no internet, vender ou seja qual for o objetivo, é necessário olhar para si. Em casa de ferreiro, o espeto tem que ser de aço.

Causa pouco efeito e até mesmo soa pretensioso demais tentar vender a ideia de sucesso com estratégias de marketing se, internamente, na prática, a organização, o relacionamento com clientes, o cumprimento de prazos e a gestão de pessoas não contribuem para uma estrutura de negócio mais eficiente na sua própria agência.

Eu e minha equipe decidimos compartilhar, neste artigo, direcionado especialmente para gestores e donos de pequenas e médias agência digitais que em algum momento, passaram (ou estão passando) pelos mesmos desafios que a nós e buscam encontrar de caminhos que levem e soluções para resolver os problemas comuns ao nosso negócio digital.

Neste conteúdo, você poderá conhecer o PA2P, uma metodologia com foco em Pessoas (P), Aprendizado contínuo (A), Processos e Produtividade (2P), criada por mim, André Cintra CEO da Post Digital para estruturar o funcionamento da agência e viabilizar soluções práticas para isso.

• Como surgiu o PA2P
• O que é o PA2P?
• Como implementar o PA2P na sua agência?

Como surgiu o PA2P 

Antes de falar especificamente sobre o significado da sigla, é importante explicar resumidamente de onde e porque ela foi criada.

Nos últimos anos, vimos o mercado de marketing digital crescer e se tornar item essencial para empresas, independente do tipo de abordagem de negócios setores que atuam. Com isso, a demanda por agências e profissionais qualificados também aumentou. Diante disso, também, a concorrência se tornou maior.

A origem do PA2P, basicamente, está relacionada à necessidade de prever e estruturar soluções para problemas, em todos os níveis de complexidade, presentes na rotina de uma agência de marketing digital de pequeno e médio porte.

A metodologia personalizada PA2P surgiu em um processo que contempla diferentes configurações de equipe, posicionamento de mercado e serviços oferecidos por agências.

• Conheça a história da Post Digital

Ao longo de mais de uma década à frente de um negócio que se reinventou no marketing digital, entendi que além de ferramentas, métricas e estratégias, é preciso ter em mente, durante todo o tempo, o fator humano para então construir soluções de como potencializá-lo no ambiente de trabalho.

Veja só e me diga se algumas das minhas principais queixas também já fizeram (ou ainda fazem) parte da sua rotina:

• Dependência da equipe com o gestor para todas as tarefas;
• Comunicação sem alinhamento entre a equipe;
• Dificuldade no acompanhamento e controle sobre o status de cada atividade;
• Atraso, retrabalho e erros nas entregas;
• Clientes que não reconhecem o valor no produto;
• Falta de tempo para vida pessoal.
• Como evitar retrabalho da minha equipe de marketing?

Notei que a minha presença era essencial para o andamento de tudo e, ao mesmo tempo, essa era a principal dificuldade para o desenvolvimento da agência.

A partir dessas dificuldades, e observando o nosso dia a dia, entendi que as soluções que buscava não seriam as mesmas aplicáveis a uma grande agência que tem demandas muito diferentes das nossas.

Receita pronta, no nosso caso, não funcionaria e acredito que para a maioria das agências digitais com o mesmo porte da nossa, pelos depoimentos e trocas que tenho com donos e gestores neste mercado, também não funcionam.

Conclui que precisava contar com uma equipe mais independente de mim no dia a dia e, para isso, seria necessário criar uma nova estrutura com foco na otimização de processos e capacitação de pessoas.

Vale lembrar que não se trata de um insight pontual, mas da construção de um processo com testes que deram certo, e outros, nem tanto. O resultado de todos eles, foi o aprendizado que também recebe destaque na metodologia PA2P.

Diante de todos esses desafios, foi necessário definir objetivos que, quando conquistados, observamos podem solucionar os principais problemas que dificultavam o funcionamento da agência, tendo como metas:

• Ganhar produtividade;
• Otimizar processos;
• Manter a equipe motivada;

Por último, você vai perceber, mais adiante, que a expectativa de resultados não tinha o intuito único de crescimento em números. Ficou claro, até aqui, que cada uma dessas ações os resultados foram consequência do planejamento estruturado com foco em quatro áreas que você vai entender melhor nos próximos tópicos.

O que é o PA2P? 

PA2P é a sigla para Pessoas, Aprendizado Contínuo, Processos e Produtividade. Trata-se de um framework personalizado para gestão de agências de marketing digital de pequeno e médio porte.

A partir desses quatro pilares relacionados, entendi que seria possível prevenir e solucionar problemas relacionados à agência com um planejamento alinhado aos valores, cultura e missão da empresa.

Em caráter multidisciplinar, esse framework surge baseado na vivência prática e, por isso, considera que, para aumentar a produtividade, ou seja, “fazer mais com menos”, é preciso otimizar todos os processos, incentivar e capacitar pessoas.

Até aqui, você conheceu a origem do PA2P e a partir dos próximos tópicos, explicarei o framework de acordo com cada uma das letras de sua sigla.

• Pessoas

Elemento essencial e indissociável para o sucesso de qualquer negócio, a gestão de pessoas está entre os principais desafios – se não, o maior – de gestores e donos de negócios.

Existem inúmeras teorias e especialistas que abordam o assunto com diferentes abordagens, mas especificamente neste ponto, abordaremos o que acreditamos ser o básico para qualquer modelo de negócios.

Inseridos no cenário das agências de marketing digital de pequeno e médio porte, assim como a maioria, contamos com uma equipe reduzida, em relação a empresas maiores na nossa área.

Trabalhamos em uma rotina com clima harmônico e, inevitavelmente, muito próximos uns aos outros, o que facilita nossa comunicação interna e faz com que tenhamos uma equipe integrada, independente da função ou cargo exercido por cada membro.

Em especial, no nosso caso, observamos que equívocos na contratação, quando prevenidos, podem ajudar a evitar outros problemas mais pra frente. Entendemos que a falta de alinhamento com nossos valores e modo de operação podem trazer prejuízos à todos.

É extremamente difícil ter um diagnóstico completo sobre uma pessoa em 15 minutos de conversa – em alguns casos, menos que isso. Quando é necessário encontrar um novo profissional para integrar nosso time, desde o recrutamento, avaliamos o perfil do candidato com testes sobre conhecimento técnico e comportamental, antes da realização da entrevista.

Aplicamos o teste DISC e a Pesquisa de Valores Pessoais como ferramentas fundamentais para esse primeiro processo de avaliação comportamental. Isso porque acreditamos que, para construir a cultura da empresa, temos como principal desafio o envolvimento e a identificação do colaborador com o ambiente de trabalho. O próximo passo, caso o candidato seja selecionado, é a entrevista. No convite para este encontro, feito por e-mail, encaminhamos as condições e benefícios da contratação.

Essa mensagem tem o objetivo de iniciar nossa relação baseada na transparência, valor que faz parte da nossa cultura interna. O e-mail convida e também informa com antecedência as atribuições do cargo, valor de remuneração e outras informações relevantes para esse momento.

Uma vez integrada à nossa equipe, a nova pessoa entra em contato com um ambiente onde liberdade e responsabilidade caminham juntas. A autogestão é fator importante para conseguir uma equipe alinhada aos processos e orientada para produtividade.

• Melhores práticas na Gestão de Agências

O capital intelectual é o nosso bem mais precioso na agência e é o que oferecemos como principal. Dentro desse propósito, presente na nossa rotina, os erros são encarados como tentativas de acertos e não são repreendidos: são avaliados, corrigidos e se tornam aprendizado compartilhado entre todos.

Você deve estar se perguntando se é simples chegar a este ponto e, obviamente, a resposta é: não. Nossa postura de manter o foco em resultados com base em dados, possibilita avaliar todas as demandas e entregas como responsabilidades. Para além disso, nossa motivação está em superá-los e encontrarmos uma solução conjunta e eficaz.

Mas como é isso na prática? Através da promoção do engajamento de todos, que pode variar de empresa para empresa. No nosso caso, entendemos que os momentos de diálogo e trocas são fundamentais para conseguirmos alcançar esses resultados.

A vantagem de ter uma equipe enxuta, você deve me entender bem, é justamente a  proximidade entre os membros. O que não significa apenas estar no mesmo espaço, mas a ausência de burocracias corporativas que impedem o contato direto.

Estimular o engajamento da equipe, então, é a maneira que encontramos de conseguir com que todas as pessoas estejam em sintonia. Para além das trocas diárias e reuniões semanais, temos também um happy hour mensal como nosso momento de descontração que representou uma aproximação maior com a equipe.

Complementando as iniciativas voltadas para pessoas, a avaliação de engajamento é outra estratégia que pode ser aplicada nesse contexto, seja através de feedbacks em conversas presenciais diretas ou ferramentas como o Team Culture, ajudam a mensurar os níveis de satisfação da equipe e a identificar problemas já em seu estágio inicial. A partir dessa avaliação, podem ser discutidas melhorias e maneiras de contornar eventuais insatisfações.

Até aqui, falamos sobre questões motivacionais no espectro pessoal e de relacionamento e como eles influenciam sobre os resultados. O passo seguinte da abordagem no PA2P está relacionado a escalabilidade de produção e como a agência pode se posicionar, destacando o potencial da equipe diante a clientes e o mercado em geral.

• Aprendizado Contínuo

É comum, no ambiente de pequenas e médias agências, que o “dono” esteja à frente de todas as atividades ou, pelo menos, seja consultado na maioria delas. Prospecção de oportunidades, rotina administrativa, compra de insumos, recebimento de demandas e entregas aos clientes e todo o universo que você já deve conhecer.

Nesse caso, sabemos da dificuldade para focar em ações de planejamento estratégico e na avaliação do desempenho geral da agência. O resultado disso acaba afetando não apenas o seu negócio, mas também sua vida pessoal e a relação da falta de tempo se torna uma constante.

Decorrente disso, surgem problemas comuns como a refação de entregas por falta de alinhamento interno, insatisfação do cliente, dificuldade para encontrar e concretizar oportunidades de crescimento, acúmulo de horas extras e instabilidade na equipe são apenas alguns que vamos citar aqui e que você já deve ter passado.

Como superar, então, esses obstáculos? A nosso ver, a origem pode estar na falta de autonomia da equipe, seja pela centralização “nas mãos do dono” ou mesmo a insegurança somada à qualificação insuficiente para as tarefas que desempenham.

Calma, chegamos até aqui para realmente explicar a segunda sigla sobre o PA2P. Então, o que queremos dizer com aprendizado contínuo?

Neste ponto, a capacitação da equipe, para nós, se tornou um fator decisivo para conquistar a autonomia e, aos poucos, atribuir responsabilidades a cada um. No nosso setor de mercado, estritamente ligado à tecnologia, sabemos que mudanças são constantes. No bom português, tudo muda o tempo todo. Somado a isso, nosso trabalho é multidisciplinar: profissionais com diferentes formações e histórico profissional, de publicitários à administradores, de jornalistas à consultores de vendas. O Marketing Digital é plural e diverso.

E ninguém é obrigado a saber de tudo, mas é imprescindível ter uma equipe qualificada para conquistar a tão sonhada autonomia. Aqui na Post, acreditamos que esse desenvolvimento vem aliado à prática e, nos últimos anos, implementamos duas ações importantes para esse desenvolvimento.

Assim que entra para equipe, nosso novo membro dá start para oonboarding de aprendizado, uma ferramenta importante para a capacitação que contempla desde o uso de ferramentas, formato de entregas, atribuições de responsabilidades e também cursos relacionados às demandas ao nosso trabalho em geral.

Independente da função, acreditamos que seja necessário que todos saibam sobre o macro. Isso pode parecer óbvio, mas não é difícil se deparar com situações onde há falta de propósito pela desconexão entre o que é executado e a contribuição ao todo  que é entregue pela agência ao mercado.

Teoria e prática devem seguir juntas. Para colocar isso em prática, criamos o Post LAB, nossa plataforma de experimentação sobre tudo que é aprendido durante os treinamentos. Todas as estratégias são, primeiro, implementadas e testadas no próprio marketing da Post Digital, antes de aplicarmos em cada cliente de maneira personalizada.

Com esse laboratório criativo e prático, conseguimos alcançar ganhos significativos no aprendizado de todos da equipe, em uma evolução que inclui muitos acertos e erros também. Quando sugerimos algo novo, otimizamos um processo já existente ou apresentamos uma proposta personalizada, significa que as técnicas, estratégias e ferramentas já fazem parte do nosso dia a dia.

O Post LAB, plataforma interna de testes da Post Digital, é a nossa maneira de aplicar todo conhecimento para entregar o sucesso dos clientes. Viabilizar esse espaço, nos ajuda direcionar como o trabalho será e também a potencializar o capital intelectual e marketing para própria agência.

O que queremos deixar claro neste tópico é que investir em capacitação de profissionais é mais do que um ganho para as taxas de produtividade e engajamento interno e de clientes. Com essa iniciativa, em suma, é possível observar os seguintes efeitos benéficos:

• Ajuda a evitar refação de tarefas;
• Aumenta a satisfação do cliente;
• Ajuda a melhorar a qualidade de vida, dentro e fora do ambiente de trabalho;
• Diminui a necessidade da realização de horas extras;
• Melhora a relação entre a equipe, uma vez que se sentem reconhecidos como parte da organização;
• Possibilita criar um ambiente de maior satisfação;

Entre outros. Podemos dizer, então, que este é um processo evolutivo e por isso está presente neste framework como Aprendizado Contínuo.  Não existe milagre e muitos fatores podem interferir neste processo. O que queremos positivar aqui é que o tempo e recursos investidos em capacitação refletem diretamente sobre o capital intelectual e o valor enxergado pelo mercado.

• Processos

Os dois últimos P’s abrangem os Processos e Produtividade. Referente ao primeiro, voltamos nossa atenção para dois pontos importantes: caminhos e prazos.

A partir desses, podemos desmembrar nas principais dificuldades que foram e, de certa forma, ainda são sensíveis ao nosso modelo de negócio. A primeira delas tem a ver com a “Síndrome do Pato”, relacionada ao jeito desengonçado em tentar fazer tudo, mas nada direito.

Ser multitarefa, quer dizer, oferecer diferentes serviços de marketing digital, mas não ter gestão e principalmente foco, pode se assemelhar com o jeito do pato que tenta nadar, correr e voar, mas passa a impressão de desajeitado.

Não é raro encontrar no site de diversas agências de marketing digital um cardápio generalista de serviços online e offline. À primeira vista, isso pode ser atrativo, mas no atual cenário no qual observamos a especialização em nichos e operações cada vez mais enxutas, dentre outras mudanças, o caráter generalista pode representar riscos para a agência.

Como você pode ver no quadro abaixo com a cronologia da Post Digital, os serviços que oferecemos desde o começo até hoje.

Nos especializamos enquanto equipe e empresa, não apenas tecnicamente nestes serviços que oferecidos atualmente, mas em relação a gestão que nos possibilitaram ter flexibilidade, autonomia e assertividade nesse caminho.

Algumas necessidades foram gatilhos para que essa transformação acontecesse, no qual retomamos a ideia de Aprendizado Contínuo. Se antes contávamos com um fluxo de trabalho desalinhado, nos foi possível identificar os caminhos para torná-los mais concisos e menos burocráticos, o que passa pelas demandas administrativas, jurídicas, financeiras e outras tão comuns à rotina de qualquer tipo de negócio.

Identificamos a necessidade de construir um onboarding, tanto para novos membros da equipe quanto para os clientes. Essa ferramenta nos possibilitou mapear e acompanhar o andamento de cada etapa na entrada, dos primeiros passos da contratação às entregas previstas e prazos determinados em contrato.

Neste ponto, vale à pena evidenciar a relevância do job description de cada função dentro das equipes da Post Digital e que consideramos fundamental para qualquer agência. Em produtividade, aprofundaremos mais nisso.

Somado ao onboarding, também adotamos o ongoing de clientes, que é o acompanhamento realizado através de planilhas com status e gráficos que nos mostram visualmente cada tarefa, do planejamento ao operacional.

Com isso, alcançamos dois resultados importantes: previsibilidade no processo, possibilitando criar estoque de materiais produzidos com antecedência ao prazo de entregas previstos, e a flexibilidade em ajustes de rota ou para “abortar a missão”.

É importante reafirmar aqui essa característica fundamental do PA2P que reflete em todas as decisões tomadas no dia a dia da Post Digital: somos flexíveis à nos adaptar a mudanças e através delas mantemos o aprendizado. Ou seja, não significa que erros não possam acontecer, mas o principal ponto é a gestão organizada de processos que podem causar problemas como:

• Excesso de processos e burocracia;
• Equipe formada por profissionais generalistas;
• Falta de controle sobre o andamento da agência;

Só esses três já trazem algumas consequências que afetam diretamente a rentabilidade do negócio. Não enxergar o que já foi feito e o quanto ainda precisa ser realizado, pode tornar inviável a continuidade de contratos ou mesmo o fechamento de novos.

Isso também só será possível caso você conte com profissionais especializados, seguros e independentes em suas decisões. Porém, essa autonomia, por sua vez, também só será possível com a capacitação contínua e alinhamento com a cultura da agência.

Agora, falando mais especificamente sobre ferramentas, outra característica relacionada a adaptabilidade, e que nos possibilita testar novas possibilidades foram os testes de ferramentas para gerenciamento de todos os processos.

Seja para controle de entrega de tarefas ou gestão contábil, realizamos testes em diferentes softwares ou plataformas que possam atender a essas necessidades. Porém, nunca abandonamos o backup de todas as planilhas e documentos.

Mas porque fazemos isso se essas tecnologias são usadas para otimizar os processo? Já aconteceu de utilizarmos uma nova ferramenta para controle de timesheet que não deu certo. Com o backup de toda a fila de tarefas e o tempo contabilizado para cada uma delas, podemos migrar de plataforma sem ter que se preocupar com a migração de dados ou mesmo em perder tudo que já foi feito. Aliás, todos os nossos arquivos são salvos e compartilhados na nuvem para facilitar o acesso e garantir que não informações não se percam.

Impossível falar em processos, sobre os impactos de uma gestão mais eficiente, sem falar nos impactos sobre a produtividade, nosso próximo e último assunto no framework PA2P.

• Produtividade

Métricas e indicadores de sucesso, conhecidos como KPIs, não estão restritos apenas a análise dos relatórios presentes na rotina de uma agência de Marketing Digital. A experiência de gestão da Post Digital mostra que eles também devem fazer parte da construção de um ambiente focado em produtividade.

Mensurar a performance foi o principal caminho que tornou possível outros dois avanços: a criação de um plano de carreira com metas individuais, coletivas e relacionado ao desempenho de cada cliente. Neste ponto, cada membro da equipe operacional também se tornou responsável através de um sistema de apadrinhamento de clientes.

Dessa forma, melhorar a performance se tornou um objetivo coletivo, tendo em vista que o desempenho geral impacta diretamente sobre os ganhos da equipe que também possui um job description para cada cargo, como mencionado no tópico anterior.

Essa descrição sobre as funções dos cargos ajudou a remanejar as responsabilidades de acordo com a competência de cada profissional. Lembra que falamos sobre a falta de tempo para cuidar da gestão? É através do job description que podemos determinar e adequar essas funções para criar um ambiente menos centralizador e mais independente.

Na posição de CEO de uma agência com o porte da Post, identifico que esse passo só foi possível quando atingimos um nível de maturidade, capacitação e independência que tornam viáveis a autogestão.

Semanalmente, realizo com parte da equipe uma reunião para alinharmos o andamento de tudo e organizar o fluxo de trabalho operacional para o próximo período. Isso nos dá a vantagem de conseguir maior previsibilidade e identificar oportunidades para outras ações.

Além de evitar que tenhamos que “correr atrás do próprio rabo”, sem saber o que já está finalizado e entregue, as refações e lacunas para criação de materiais e estratégias de marketing para nossa própria agência. Essa previsibilidade trouxe ganhos que nos possibilitam, por exemplo, operar em trabalho remoto com maior facilidade, absorver demandas de última hora ou imprevistos com maior facilidade e ganhar escalabilidade da equipe.

Como implementar o PA2P na sua agência? 

Poderia responder essa pergunta com outra: por que não testar? Contribuir com o desenvolvimento do nosso ecossistema de agências de marketing digital, em especial as que se aproximam do nosso é um dos nossos objetivos ao criar o framework PA2P.

Além dos materiais, ferramentas e todo o conhecimento que acumulamos até aqui, será importante poder compartilhar nossa experiência e entender como poderemos contribuir para que você e a sua agência possam alçar uma gestão mais eficiente através da nossa consultoria.

Vamos conversar? Fale diretamente comigo no oi@postidigital.cc ou Whatsapp para agendarmos um bate papo.

Receba novos conteúdos para gestão de agências de marketing digital na nossa newsletter, assinando logo abaixo!