Quem é dono ou gestor em agência de Marketing Digital enfrenta os desafios de gerenciar pessoas, prospectar novos clientes e manter o engajamento dos atuais, além de manter o controle administrativo e financeiro essencial para sustentabilidade do negócio.
Sabemos que muitas vezes o cenário de crescimento é almejado, mas pode não se realizar por erros de gestão que impedem o controle sobre os processos e pessoas envolvidas. Na prática, acaba faltando tempo, disposição e mesmo iniciativa para colocar a casa em ordem.
Com base na nossa experiência e observando o mercado de agências de pequeno e médio porte, sabemos que esses erros comuns de gestão em agências de marketing digital podem ser evitados, tendo como norte alguns pilares.
Veja agora se você reconhece alguns desses problemas e saiba como fazemos para evitar que se tornem recorrentes.
Não mensurar timesheet
Começando pelo básico: na sua agência, você sabe quantas horas são dedicadas a cada tarefa ou cliente pela sua equipe? Este, talvez, seja o primeiro erro que prejudica todo o processo de gestão. Estamos acostumados a lidar com tantas métricas e essa questão interna pode ser ignorada.
Decorrentes da falta desse controle, problemas podem surgir como o excesso de horas extras e a pressão constante sobre a equipe, dificuldades para precificação de contratos e serviços e a falta de controle sobre o status de cada solicitação ou demanda.
Para evitar esse erro, o primeiro passo é mapear cada demanda recorrente para então mensurá-las em um timesheet. A partir de estimativas com a média de horas aplicadas em cada etapa, do planejamento à implementação, somado ao acompanhamento periódico do status de cada atividade, é possível identificar gargalos que prejudicam o operacional e maneiras de evitá-los.
Não saber dizer ‘não’ ao cliente
Este é um assunto que pode ser polêmico, dependendo do posicionamento da agência, afinal, é o cliente quem “paga as contas”. A negativa ao cliente a qual nos referimos parte justamente da segurança e transparência do relacionamento desde a apresentação da proposta e fechamento do contrato.
Na rotina, é comum receber solicitações pontuais de itens que estão fora do escopo do contrato, mas que podem ser atendidas. Contudo, a frequência, o volume e a complexidade dessas solicitações deve ser avaliado pela agência.
Uma solução para não deixar o cliente insatisfeito e, claro, não sobrecarregar o operacional da agência, é a troca de itens por outros com equivalência de horas, daí a importância de um timesheet atualizado e do acompanhamento da produtividade da equipe.
Não investir em aprendizado contínuo
Ter uma equipe competente e atualizada é requisito para o sucesso da agência, certo? A cultura da empresa deve, sobretudo, valorizar e incentivar o aprendizado contínuo para que todos possam crescer juntos. Mas como fazer isso na prática?
Além de treinamentos, cursos e demais formatos de capacitação, a gestão do capital intelectual também se mostra fundamental para acompanhar a evolução dos processos. No ambiente de agências, assim como a diversidade de serviços, os profissionais possuem formação, experiências e vivências com origens distintas.
Desenvolver estratégias de gestão para alinhar todos sobre os propósitos, ou seja, o motivo de existir da agência, em relação a sua cultura e posicionamento no mercado, contribui para essa evolução. Neste caso, a atenção aos projetos internos como forma de experimentar o que pode ser replicado aos clientes, por exemplo, pode ser uma iniciativa com resultados positivos.
Não otimizar os processos
Otimização é um termo comum para quem trabalha com projetos de Marketing Digital, e isso também pode ser aplicado internamente nas rotinas administrativa, financeira, jurídica e comercial da agência.
Considerando o ambiente de equipes reduzidas, não é incomum que essas funções sejam concentradas em apenas uma pessoa, geralmente o dono. Para estes casos, é importante se instrumentalizar com ferramentas e processos que tornem tarefas mais práticas, como a assinatura de um contrato e a emissão da folha de pagamento.
Retomando a ideia sobre a mensuração de horas, podemos destacar também a importância das metodologias de onboarding e ongoing de cliente que permitem otimizar o processo de gestão interna, fornecendo acesso rápido ao andamento de projetos para tomada de decisões, entre outros benefícios.
Não ter previsibilidade financeira
Ainda sobre a otimização de processos, outro erro na gestão de agências de marketing digital que pode afetar o financeiro é a falta de previsibilidade financeira. A realidade de pequenas e médias empresas no Brasil também é um obstáculo, como nós sabemos, mas é possível se precaver de momentos de instabilidade financeira gerando um fluxo de caixa saudável.
Para isso, é importante começar separando as contas pessoais das despesas da agência. Por mais que isso seja comum, é unânime entre os especialistas de finanças que manter tudo misturado pode gerar uma confusão difícil de resolver futuramente.
Além deste ponto, é necessário considerar alguns indicadores financeiros sobre como a receita bruta e líquida da agência, custo e receita por projeto, margem bruta total e o resultado líquido final. Para saber como calculá-los, é necessário aprofundar os conhecimentos na área financeira e, sempre que possível, contar com o suporte de um profissional.
Como não cometer estes erros, então?
Não existe uma fórmula mágica e o aprendizado surge também nos momentos nos quais esses erros aparecem. A dica mais importante que podemos deixar e que faz parte da nossa experiência é se organizar com antecedência para evitar ser surpreendido por um problema ou que ele se torne ainda mais difícil de ser solucionado.
Esperamos que este artigo seja útil e possa auxiliar você na jornada da sua agência. Temos outros materiais que você pode consultar sobre a gestão de agências de Marketing Digital que podem ser acessados aqui no blog ou no nosso canal do YouTube. Deixe também seu comentário para compartilharmos experiências!
