Antes de ter chegado até este artigo, muito provavelmente você já deve ter visto tantas outras ferramentas, recursos e estratégias de gestão para agências de marketing digital. Esta busca, geralmente, tem origem na necessidade de conseguir resolver problemas que prejudicam o desempenho da produtividade e o avanço nos negócios.
O Playbook de Marketing, também chamado de Playbook de Operações de Marketing, é um desses recursos, que serve, basicamente, como um manual de instruções para orientar processos internos.
Continue lendo este artigo para entender o que é um playbook de marketing e como utilizá-lo na rotina da sua agência.
O que é um Playbook em Marketing?
Trata-se de um documento, estruturado nos formatos de ebook ou vídeo, que descreve, passo a passo, cada uma das funções, cargos, tarefas, ferramentas e outros itens que fazem parte da operação da agência. Inicialmente utilizado pelo time ou responsável de vendas, o playbook se tornou uma ferramenta importante, neste caso, no onboarding de clientes e novos colaboradores de agências.
Sendo direcionado e também feito para pessoas, a construção de um playbook deve ter caráter didático e, na prática, ele se mostra um organismo vivo, afinal os processos também se tornam obsoletos e se renovam, agregando novos conhecimentos e saberes.
Na prática, o playbook serve como suporte para que quem o consome seja capaz de aprender seu conteúdo e, o mais importante, executar tarefas conforme as orientações. No próximo tópico, você entenderá melhor quando usar um playbook.
Quando usar um playbook?
Similar às funções de um tutorial, o playbook assume o papel de servir como suporte, principalmente no primeiro contato do colaborador com os processos internos.
Ao ser contratado para determinado cargo ou função, o conjunto de atividades desenvolvidas inclui acessos à plataformas, elaboração de relatórios, preenchimentos de formulários, dentre outras tantas demandas comuns na rotina. Todas essas ações serão descritas nos playbooks.
Dessa forma, os responsáveis pela criação do playbook serão pessoas que tenham conhecimento suficiente para registrar cada etapa ou funcionalidade, seja qual for o formato escolhido. Além de otimizar o tempo de gestores no onboarding de colaboradores, o playbook guia as melhores práticas e pode ser consultado sempre que necessário.
Independentemente da área, seja no setor de criação, comercial ou de analistas, construir playbooks beneficia a comunicação, o fluxo de trabalho e também a construção de processos de gestão, uma vez que direciona a atenção para maneiras inteligentes de utilizá-los.
Produzir playbooks para clientes também auxilia para que o onboarding aconteça com menos entraves em relação a setups, ajustes e aprovações. Isso porque este material vai ajudar a guiar, por exemplo, a aprovação de posts em ferramentas para redes sociais, a instalação de plugins do WordPress ou mesmo na emissão dos boletos de pagamento.
Benefícios de um playbook de marketing
Depois de entender mais sobre o conceito e em quais momentos utilizar um playbook, chegou a hora de aprender quais são os benefícios proporcionados por esse material. Para conferir, veja abaixo!
Ajuda na adaptação
Um dos grandes benefícios proporcionados pelo playbook é que ele ajudará na adaptação de novos colaboradores, permitindo que eles aprendam as técnicas de forma mais rápida e assertiva.
Ao entrar em uma organização, normalmente, o profissional se sente perdido nos primeiros dias, pois não sabe como cada aspecto da empresa funciona. Desta forma, ao reunir todos os detalhes em um documento, ficará muito mais fácil para que ele aprenda e se adapte na companhia.
Padronização dos processos
Outra vantagem de um playbook de processos é que ele irá detalhar cada demanda realizada na organização, fazendo com que todos tenham acesso e sigam à risca o que está determinado. Como resultado dessa ação, as atividades serão realizadas de forma padronizada.
Ao surgir qualquer dúvida, o colaborador da empresa terá acesso a um documento detalhado com o que deve ser feito para resolver a situação. Por esse motivo, não há aberturas para que as demandas sejam realizadas sem uma padronização.
Maior eficiência
Com um detalhamento de tudo o que deve ser feito, com certeza, os seus processos ficarão muito mais eficientes, já que a equipe irá economizar tempo seguindo um conjunto de procedimentos já predefinidos.
Sem dúvidas, o aumento da produtividade é uma excelente vantagem para todas as empresas, pois fará com que a equipe tenha mais tempo para focar em questões para a inovação do negócio.
Alinhamento estratégico
Outro benefício do playbook de marketing é que ele irá alinhar todas as atividades da organização de acordo com os objetivos e as metas da empresa, proporcionando assim, um alinhamento estratégico.
Essa ação ajudará, e muito, a sua companhia, pois aumentarão as chances de chegar no propósito em que deseja. Afinal, todas as ações serão realizadas de acordo com as metas estabelecidas.
Centralização de processos
O playbook de processos irá centralizar todas as informações mais importantes da sua empresa em um só lugar, fazendo com que o compartilhamento entre os colaboradores seja realizado de forma mais simples.
Além disso, também será útil para agilizar a vida do profissional, já que ele saberá exatamente em qual documento irá encontrar as informações que deseja.
E aí, gostou de todas as vantagens? Sendo assim, caso queira garantir cada uma delas em seu negócio, saiba que a criação de um playbook irá te ajudar nesse aspecto.
Ah, e saiba que os benefícios citados foram apenas alguns exemplos dos inúmeros pontos positivos que este documento pode te proporcionar, ok? Por isso, não perca tempo e comece a produzir o seu agora mesmo!
Como fazer um playbook?
Depois de ver mais sobre as vantagens, deseja saber como fazer um playbook para a sua empresa? Selecionamos um passo a passo para te ajudar. Veja mais detalhes abaixo!
Defina o seu objetivo
Antes de começar a desenvolver o material, é importante que defina quais serão os seus objetivos, isto é, quais serão as funções que o playbook deve cumprir.
Nesse sentido, determine as áreas que serão abordadas no documento, permitindo que dê um foco maior nas questões que serão trabalhadas nele.
Defina um público-alvo
Após saber melhor o seu propósito, defina quem será a sua persona, ou seja, o perfil de pessoa que irá receber o seu material, por exemplo, se serão todos os colaboradores da empresa ou somente gestores e gerentes.
Saber exatamente com quem deseja se comunicar é importante para entender quais tópicos devem ser abordados. E, além disso, qual linguagem usar para facilitar o entendimento do público.
Reúna todas as informações
Depois de definir os dois aspectos anteriores, chegou o momento de reunir todas as informações que são relevantes de acordo com o seu público e objetivo.
Aqui, é importante fazer o processo com calma para que não deixe nenhum detalhe passar. Afinal, o material precisa ser completo para que tenha o desempenho esperado pela organização.
Organize o conteúdo
Com todas as informações em mãos, chegou o momento de organizá-las de uma maneira que faça sentido. Por isso, tente pensar de forma lógica na hora de estruturar, pois isso irá facilitar o entendimento.
Para te ajudar nesse sentido, tente dividir por blocos de assuntos ou áreas específicas, como marketing, vendas, comercial, etc.
Seja claro
Após dividir o conteúdo, tente deixá-lo o mais claro possível. Para isso, o uso de imagens e exemplos é muito importante.
Sem dúvidas, o visual do seu playbook fará total diferença para que o leitor consiga entender melhor o material. Por isso, pense bem nesse aspecto.
Revise e solicite um feedback
Pois bem, já está com o material pronto? Ainda falta uma etapa muito importante que é a revisão. Sendo assim, após terminar de fazer o playbook, espere um tempinho e depois volte para fazer uma releitura dele, ajustando todos os pontos que julgar necessário.
Nesse sentido, outra ação importante é pedir para que outra pessoa faça a leitura do material, pois, desta forma, ela poderá te dar o feedback, permitindo que entenda se o conteúdo será, ou não, de fácil entendimento para as outras pessoas.
E aí, conseguiu entender melhor como fazer um playbook de sucesso? Agora, basta seguir cada um desses passos para que comece a fazer o seu, tendo acesso a resultados incríveis!
Modelos de playbook para agências
Acompanhando até aqui, você pode já estar convencido de que o playbook é uma ferramenta importante para o ensino e aprendizagem dentro e fora da agência, e que também traz retornos importantes como escalonamento das operações.
Para construção de um playbook, dependendo do formato, será necessário colocar no papel todas as etapas do processo. Neste ponto, caso opte por um vídeo, o material escrito servirá como roteiro. É importante prezar pela objetividade e prever as possíveis dúvidas de quem consumirá este conteúdo
Quanto aos modelos de playbook, é importante lembrar que a quantidade de informações dependerá da complexidade do tema abordado e os direcionamentos selecionados pelo responsável em criá-lo. Essas são algumas das nossas sugestões de temas (por área) que podem ser implementados:
- Ferramentas (Google Ads, Gerenciador de Anúncios, CRM, agendamento de redes sociais)
- Conteúdo (redação de ebooks, blogposts, legendas e roteiros)
- Design (criação de landing pages e edição de vídeos)
- Gestão (timesheet, registro de ponto, armazenamento e backup de arquivos)
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