Como a sua empresa se comunica com o público interno e o mercado? O fluxo de informações é eficaz ou há muitos ruídos entre os emissores e receptores das mensagens? Você sabe o que é comunicação organizacional? Ela é uma parte essencial do negócio. Afinal, sem uma comunicação assertiva, não há como manter o clima organizacional equilibrado, melhorar a produtividade, integrar e motivar a equipe e fortalecer a cultura da empresa.

A comunicação organizacional é fundamental para a empresa cumprir sua missão e realizar os objetivos estratégicos. Ela nutre a relação com os stakeholders, ou seja, com seus funcionários, fornecedores, clientes, acionistas, parceiros comerciais, políticos e outros segmentos do mercado e da sociedade.

Você vai ver, nesse artigo:

Entendendo o conceito de comunicação organizacional

Ainda não ficou claro o que é comunicação organizacional? Corresponde aos meios e estratégias utilizadas pela organização, empresarial ou pública, para se comunicar com diversos públicos e fortalecer sua imagem no mercado. A comunicação organizacional é a “voz” de uma empresa, instituição pública ou não-governamental e todos os meios e formas utilizados para dialogar com os públicos internos e externos.

Não há gestão de relacionamentos sem uma comunicação organizacional efetiva. E as estratégias são diferenciadas, adequadas ao perfil do público ao qual as mensagens são dirigidas. O processo integrado, envolvendo todos os setores, proporciona resultados eficazes aos objetivos da empresa.

Tipos de comunicação organizacional

Agora que você compreendeu o que é comunicação organizacional, saiba quais são as principais:

1. Comunicação institucional: corresponde às formas de comunicação com o ambiente externo; os processos são conduzidos pela assessoria de imprensa, relações públicas, projetos de marketing cultural, programas de responsabilidade socioambiental.

2. Comunicação interna: abrange os meios de comunicação dirigidos ao público interno, tais como intranet, jornal mural, impressos (revista, informativo, jornal), rádio e tevê corporativos, comunicados internos, redes sociais, entre outros.

3. Comunicação mercadológica: engloba estratégias de marketing, publicidade, propaganda, eventos corporativos, feiras, exposições, workshop, enfim, todos os meios usados para promover a marca, produtos e serviços, conquistar maior visibilidade no mercado e vender mais.

4. Endomarketing: corresponde ao planejamento e execução de ações de marketing para o público interno que tem como objetivo de criar uma relação harmoniosa entre os valores e a imagem da empresa. Dentre os tipos de comunicação organizacional, o endomarketing utiliza treinamentos, campanhas, eventos e palestras para melhorar o clima organizacional e estimular o crescimento da produtividade e receita da empresa.

5. Comunicação integrada: Articula todas as outras formas de comunicação organizacional para que o fluxo de informações, vertical e horizontal, transcorra sem “ruídos” que possam comprometer as relações internas e externas da empresa.

Funções da comunicação organizacional

Uma das funções mais importantes da comunicação organizacional é gerenciar os relacionamentos com os diversos públicos, com foco no fortalecimento positivo da imagem da organização. Entendendo o que é comunicação organizacional, fica mais fácil compreender suas funções:

  • Promover o entendimento dos objetivos organizacionais
  • Mobilizar e integrar o público interno
  • Fortalecer as relações com os stakeholders
  • Facilitar os processos de negociação interna e externa
  • Dar mais visibilidade à organização no mercado
  • Persuadir os públicos de interesse
  • Gerenciar crises, facilitar mudanças internas
  • Otimizar a tomada de decisões
  • Prestar informações à sociedade
  • Melhorar as relações com a imprensa

Canais de comunicação organizacional

No ambiente organizacional, a escolha de canais para comunicação é fundamental para o sucesso das estratégias com objetivo de informar, motivar e engajar os diferentes públicos através da informação. Ainda que as mídias tradicionais como os informativos, jornais e a intranet, as mídias digitais para comunicação corporativa tem se tornado protagonistas em um universo cada vez mais conectado.

Nesse sentido, as necessidades específicas de cada empresa vão determinar quais os canais e plataformas elas utilizarão para se comunicar com os diferentes públicos-alvo de acordo com seus perfis e os objetivos da estratégia.

Canais de comunicação interna

O perfil do público interno vai ajudar na escolha dos melhores canais de comunicação interna e endomarketing para sua empresa. Se a maioria dos funcionários trabalha com acesso a computadores, é viável investir em plataformas e canais digitais para envios de newsletter, intranet e rede social corporativa.

Já para empresas em que os funcionários atuam em postos de trabalho onde não existe acesso ao digital, os materiais gráficos impressos distribuídos ou fixados em locais de circulação como murais, banners, jornais informativos, totens e TVs corporativas têm melhor desempenho quando o assunto é falar diretamente com o público interno.

Em ambos os casos, o perfil do público interno e a valorização da comunicação interna como um investimento são essenciais para estabelecer uma comunicação organizacional mais eficiente.

Canais de mídia

Em quais canais de mídia a sua empresa investe? Como são mensurados os resultados? E os custos, são altos? As respostas para essas questões determinam qual é o canal de mídia mais adequado para comunicação organizacional. Isso porque, cada vez mais, a otimização de recursos tem sido prioridade em empresas de vários portes.

A mídia ou publicidade tradicional que conhecemos é realizada através de propagandas que buscam chamar a atenção do público estampando campanhas em jornais e revistas, anúncios em outdoor e comerciais de televisão, como já estamos acostumados a ver. Apesar de ter um grande alcance, os custos podem ser bem altos dependendo do porte da empresa e representam, muitas vezes, um caminho de mão única sem o feedback direto do público.

As mídias digitais, por sua vez, tem se tornado cada vez mais utilizadas por empresas para o reconhecimento de sua marca e conquistar clientes com anúncios online no Google e em redes sociais como Facebook, Instagram e LinkedIn. O marketing digital é responsável pelas estratégias de atração, conversão e relacionamento com os clientes em potenciais para um empresa.

Canais institucionais

Os clientes são a alma do negócio, certo? Para isso, é necessário manter o relacionamento constante para realmente fidelizá-los à sua marca. Os canais de comunicação institucional contribuem não só para positivar a imagem de uma empresa para clientes, mas para o público externo no geral formado por investidores, parceiros e sociedade.

Assessoria de imprensa e relações públicas são o elo entre a comunicação institucional e os veículos de comunicação, e contribuem para o relacionamento e divulgação da imagem da empresa ao público externo. No ambiente digital, sites e blogs são ferramentas essenciais para comunicar com esses públicos, através de publicações direcionadas aos interesses e necessidades desse público, potencializado pelo uso das redes sociais que tem papel de impulsionar e criar engajamento.

O SAC 2.0 já é uma realidade do mercado quando se fala em comunicação e relacionamento com clientes. Ao responder comentários em redes sociais, solucionar dúvidas, ouvir reclamações e sugestões e interagir com consumidores, as empresas que utilizam plataformas digitais têm uma relação mais direta e confiável com seus consumidores.

Melhorias para sua empresa e bem estar de seus funcionários

Hoje, em dia, tudo ficou mais fácil, graças à internet. A organização pode usar, por exemplo, a intranet e o correio eletrônico para se comunicar com o público interno. Outro meio muito eficaz para consolidar a comunicação interna é a rede social corporativa. Funciona, basicamente, como as redes sociais que estamos acostumados a usar, porém são restritas ao público da organização e devem ser utilizadas para o compartilhamento de conteúdos de interesse corporativo.

As redes sociais corporativas agilizam os fluxos de comunicação interna e abrem espaço para que os colaboradores esclareçam dúvidas e busquem mais informações. Otimizando a comunicação interna é possível melhorar a produtividade, reduzir o retrabalho, diminuir os riscos de erros e atrasos na entrega de trabalhos. Outro benefício importante é a consolidação da cultura colaborativa, uma vez que as redes sociais corporativas fortalecem as relações internas. Elas proporcionam um feedback mais rápido e contribui para a integração dos funcionários.

Profissionais de comunicação: contratar ou terceirizar?

Além dos canais de divulgação e as plataformas utilizadas com objetivo de melhorar a imagem de uma empresa, a escolha dos profissionais de forma assertiva vai depender tanto do perfil de formação quanto do formato de contratação.

Geralmente, os profissionais que atuam na comunicação organizacional são jornalistas, publicitários, relações públicas, designers, programadores,profissionais de rádio e TV e marketing. Esses profissionais de comunicação podem prestar serviços de duas formas, sendo quando a empresa acaba:

Contratando

O processo de contratação de profissionais em qualquer área de uma empresa exige um processo seletivo para encontrar o candidato ideal da vaga. No caso da área de comunicação, é importante avaliar a formação e principalmente a experiência do candidato em outras empresas para que o perfil do profissional se adeque a função com a qual irá desempenhar.

Nessa área, é importante que o profissional compreenda exatamente sobre o que é comunicação organizacional e, principalmente, como adequar as estratégias no seu dia a dia de trabalho as formas de se relacionar com os diferentes tipos de linguagens e canais para os diferentes tipos de públicos da empresa.

A contratação direta, muitas vezes demanda tempo de diferentes áreas responsáveis pelo processo de recrutamento e seleção de candidatos e pode representar um custo, mas se torna uma boa opção para empresas de maior porte e com estrutura para manter uma equipe de comunicação a longo prazo.

Escolhendo agência

Contratar uma agência de comunicação, por usa vez, é uma alternativa viável para empresas que não podem contar como uma estrutura de funcionários, equipamentos e despesas para uma área específica de comunicação institucional.

A terceirização dos serviços de comunicação e marketing tem vantagens que vão além da redução de custos. Agências de marketing digital, por exemplo, contam com equipes multidisciplinares de profissionais de comunicação que estão focados na performance da empresa com os seus públicos, utilizando ferramentas digitais para tornar a empresa cada vez mais reconhecida e rentável através da implementação de estratégias e avaliação de resultados.

Portanto, ao escolher contratar uma agência é importante verificar o histórico de atuação através do portfólio de clientes atendidos e os famosos “cases de sucesso”, a fim de entender quais foram os resultados alcançados por outros clientes ao contratar a agência. Pesquisas de mercado, visitas e reuniões também influenciam diretamente na decisão de escolher uma agência para sua empresa, afinal, os diferentes tipos de comunicação organizacional exigem estratégias alinhadas aos seus objetivos.

Como fazer Comunicação Organizacional?

Agora que você já sabe o que é comunicação organizacional e como ela pode ajudar a sua empresa no relacionamento com os públicos e valorização da imagem, chegou a hora de saber como fazer comunicação organizacional com esse passo a passo que vai te orientar nas suas estratégias.

1. Levantar os públicos

Esse é o ponta pé inicial para alcançar um resultado positivo em qualquer estratégia que envolva comunicação na sua empresa. Afinal, não basta apenas saber as informações de perfil, é preciso ir um pouco além e entender quais são as preferências, porque os clientes preferem a sua marca e não o concorrente (ou vice e versa), o que eles pensam sobre os seus produtos ou serviços, qual é a opinião dos funcionários sobre o clima organizacional e benefícios oferecidos a eles, etc. Algumas formas de fazer esse levantamento de público é contar com ferramentas que possibilitem o feedback e interação em diferentes plataformas como redes sociais corporativas, e-mail marketing e centrais de atendimento por telefone e Whatsapp, por exemplo.

2. Definir objetivos

Após levantar os diferentes tipos de públicos, você já tem informações sobre os rumos da sua estratégia que vão te auxiliar a definir os objetivos da campanha, ação ou anúncio. Pouco adianta tentar se comunicar da mesma maneira, usando os mesmos canais, com públicos diferentes, certo? Sendo assim, a segmentação de públicos vai te ajudar a entender, por exemplo, qual é a imagem da sua empresa na visão dos funcionários e quais aspectos precisam ser melhorados para que eles compreendam o posicionamento da empresa através do endomarketing ou, tratando-se de clientes, como atrair a atenção do mercado para a sua marca para o lançamento de um novo produto utilizando os veículos de comunicação e anúncios em mídias sociais.

3. Escolher os canais

O terceiro passo é a escolha de canais para comunicação organizacional, onde o fator investimento financeiro e a disponibilidade de estrutura vão definir, por exemplo, se é melhor imprimir um jornal informativo ou enviar uma newsletter para o seu público interno. É fundamental elaborar um orçamento que seja condizente com a realidade da sua empresa para não prejudicar a qualidade da sua estratégia. O tipo de linguagem, mais uma vez, definido de acordo com tipo de público e o objetivo da sua campanha, também vai influenciar no canal escolhido e nos tipos de conteúdos que serão utilizados.

4. Preparar conteúdo

Neste passo, a equipe de comunicação organizacional da sua empresa deve definir quais são os tipos de conteúdo que serão direcionados ao público. Vale a produção de um vídeo institucional sobre os padrões de segurança da sua empresa? Sim, é válido! E, que tal, um blog em que seja possível compartilhar conteúdos relevantes para os meus potenciais consumidores? Sim, também é válido! O essencial ao definir o conteúdo e pensar a quem ele se destina é adequar o formato e entender como o público irá acessá-lo e quais ações serão necessárias para que a informação chegue até ele da maneira mais assertiva possível.

5. Analisar resultados

A principal forma de analisar resultados das ações de comunicação institucional da sua empresa é avaliar o retorno conquistado com elas. Além da opinião do público sobre o conteúdo através de comentários e interações, quais foram os ganhos para imagem da empresa? O público interno está mais engajado no ambiente de trabalho? Quantos leads foram conquistados com os anúncios e conteúdos publicados no blog e redes sociais? Ter essas perguntas respondidas vai ajudar a planejar as próximas ações e fazer ajustes para que, cada vez mais, a imagem da sua empresa esteja em destaque e seja bem vista pelo mercado a curto, médio e longo prazo.

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André Cintra
André Cintra
André Cintra

Consultor, professor e palestrante com experiência em marketing digital e vendas. É CEO da Post Digital, agência de marketing digital fundada em 2010. Coordenou mais de 300 projetos personalizados para clientes nas áreas da saúde, educação, tecnologia, varejo e indústria. Ganhou o prêmio de Espada Ninja na Vitrine(Gold) no maior evento de marketing digital da América Latina, em 2019